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Par Cedrik Verreault, Adèle Catteau et Alexandra Boudreault
De la logistique événementielle à la programmation, en passant par la coordination des participants et des intervenants, l'animation de la journée, la stratégie de relations médias et gouvernementales jusqu’à l’identité visuelle et la plateforme web de l’événement, le Rendez-vous national sur le maintien à domicile porte le savoir-faire Catapulte dans toutes ses formes.
Suivez-nous dans les coulisses de cet événement chapeauté par la Coalition pour la dignité des aînés (CDA) le 8 mai dernier, qui pendant près de 9 mois a mobilisé plusieurs membres de notre équipe!
En agence, la vie va vite et les défis se succèdent. Prendre le temps de planifier ses échéances événementielles de manière stratégique permet de garantir la pertinence et la productivité de nos actions.
Il s’agissait premièrement de définir les objectifs de l’événement : nous souhaitions en effet consolider la reconnaissance de la CDA en tant qu'interlocuteur privilégié pour les préoccupations des personnes aînées du Québec, identifier des actions à court et moyen terme pour assurer l'accessibilité, l'efficacité et la pérennité des soins et services à domicile, et faire du Rendez-vous national sur le maintien à domicile un point de référence pour la prise de décision gouvernementale dans ce domaine.
Nous avons par la suite élaboré un plan stratégique comprenant des échéanciers détaillés, une définition précise de l’imputabilité des tâches, ainsi qu'une sélection minutieuse des fournisseurs, le tout en respectant un budget établi. La clé de la réussite repose sur la constance : respecter le rétroplanning, effectuer des suivis réguliers avec l’équipe, les clients et les fournisseurs, tout en anticipant les imprévus.
Le jour J, notre équipe était pleinement mobilisée pour assurer une coordination rigoureuse, du montage de la salle à la gestion des intervenants et des participants, en passant par l'accueil des invités. Nous avons heureusement eu la chance de pouvoir compter sur une équipe de bénévoles impliqués.
Une attention particulière a été accordée à la conception d’une identité visuelle distinctive pour cet événement unique. La création de quelques moodboard a été proposée pour déterminer la vision de la journée. Une fois l’idée retenue, celle-ci à été déclinée pour s’adapter aux différentes plateformes et besoins, notamment, les réseaux sociaux, le site Web, les billets de blogues, le guide du participant et les supports visuels sur place pour l’événement en lui-même.
Le Rendez-vous national reposait sur 4 grandes thématiques – État des lieux sur le maintien à domicile, Collaboration entre les réseaux de la santé et communautaire, Réalités rurales et urbaines ainsi que Réussites d’ici et d’ailleurs – chacune représentée par des icônes et des illustrations spécifiques et une palette soigneusement choisie. Ces couleurs reprennent les teintes originales de la CDA, mais ont été ajustées pour conférer une identité propre à cet événement particulier. Vous remarquerez que le design intègre également des éléments du logo principal de la CDA, comme les feuilles, tout en étant adapté pour refléter l’accent mis sur le maintien à domicile, d’où le rappel de la maison et le demi-coeur.
Il était également important d’avoir un microsite dédié et conçu pour répondre aux besoins spécifiques des participants et des spectateurs de l’événement. Le site Web de l’événement a été structuré pour fournir toutes les informations nécessaires, assurer une navigation fluide et offrir une expérience utilisateur optimisée, en alignement avec l'identité visuelle de l’événement.
La crédibilité des intervenants sélectionnés pour prendre part à la programmation nourrit à son tour celle du Rendez-vous national comme événement d’intérêt public incontournable pour les médias, les décideurs comme pour ses publics relayeurs potentiels, soit l’ensemble des personnes et organisations formant le vaste écosystème des soins et services à domicile du Québec. Reflétant les 4 thématiques méticuleusement réfléchies de concert avec les membres de la CDA, la programmation a également été élaborée pour orienter la portion délibérative de la journée, visant à énoncer 4 actions à mettre en œuvre pour concrétiser le virage vers le maintien à domicile.
La stratégie de relations publiques développée par notre équipe a permis à la CDA de faire parler de son événement et des recommandations qui en ont découlées sur un cycle concentré sur 4 jours, avec quelques mentions médiatiques supplémentaires dans la semaine suivant le Rendez-vous national. Au total, pas moins d’une cinquantaine de mentions médiatiques ont été recensées depuis le 8 mai, et ce sur tous les médiums : presse écrite (médias traditionnels et numériques), radio et télévision. Notre stratégie a également permis aux messages de la CDA d’être véhiculés sous différents formats : chronique et entrevues radiophoniques, entrevues et reportages télévisés, lettre ouverte diffusée dans 7 grands quotidiens, et ce en plus de la visibilité obtenue par ricochet à l’Assemblée nationale.
L’objectif principal du Rendez-vous national étant de faire valoir un nombre circonscrit de revendications précises et concrètes auprès des décideurs, l’organisation de l’événement a donc été soutenue par d’actives démarches en relations gouvernementales.
La présence de dignitaires et de personnalités politiques a été soigneusement organisée pour renforcer l’impact de l’événement et souligner la portée des actions proposées par la CDA. La Coalition représentant plus de 150 000 aînés, la participation de la ministre responsable des Aînés, Mme Sonia Bélanger, était un incontournable. Nous avons également coordonné la venue des différents porte-paroles des partis d’opposition, le caractère transpartisan de la cause étant une posture constante de la CDA.
Dès le lendemain de l’événement, le dévoilement des 4 recommandations a déclenché une vague de réactions : de nombreuses mentions à l’Assemblée nationale, incluant une déclaration de députée, une motion sans préavis, des références dans les points de presse des différents partis ont suivi la participation de chacun au Rendez-vous national.
Cette visibilité accrue a non seulement su sensibiliser le grand public aux enjeux du maintien à domicile, mais elle a aussi et surtout favorisé la prise de connaissance attentive des recommandations de la CDA par les décideurs politiques. En rétrospective, la stratégie est arrivée à poser de solides bases pour les futures actions de la CDA, qui continue d’être en lien avec les acteurs politiques depuis le 9 mai afin que les 4 recommandations se traduisent en actions concrètes pour améliorer les conditions de vie des aînés au Québec.
Le succès du Rendez-vous national sur le maintien à domicile repose sur l’union des forces de notre équipe et la synergie de leurs compétences. Au-delà du succès retentissant de l'événement, de sa remarquable couverture médiatique et de ses retombées politiques actuelles et à venir, assister à la concrétisation d'un projet de longue haleine est toujours un moment de fierté professionnelle pour chacun d’entre nous. En poursuivant la mission de Catapulte, nous sommes fiers d’accompagner des acteurs de changement de la société québécoise et de pouvoir faire une différence pour une cause aussi noble que celle de la dignité des personnes aînées.
